نشریه قلم متعهد است فرایند بررسی، داوری و انتشار مقالات را به‌صورت منصفانه، مستقل و شفاف انجام دهد. هرگونه تعارض منافع مالی، شغلی، سازمانی، علمی یا شخصی که بتواند بر قضاوت حرفه‌ای افراد تأثیر بگذارد یا چنین تصوری ایجاد کند، باید به‌صورت شفاف اعلام شود.
نویسندگان موظف‌اند هرگونه تعارض منافع مرتبط با پژوهش و مقاله خود را هنگام ارسال مقاله اعلام کنند. داوران نیز باید در صورت وجود رابطه یا منفعتی که استقلال و بی‌طرفی آنان را تحت تأثیر قرار می‌دهد، موضوع را به سردبیر اطلاع دهند و در صورت لزوم از داوری مقاله کناره‌گیری کنند.
سردبیران و اعضای هیئت تحریریه نیز موظف‌اند هرگونه تعارض منافع را اعلام کنند و در مواردی که استقلال تصمیم‌گیری آنان ممکن است مخدوش شود، از تصمیم‌گیری درباره مقاله مربوط خودداری کنند. مقالات ارسالی از سوی سردبیر، اعضای هیئت تحریریه یا افراد مرتبط با فرایند تصمیم‌گیری، باید بدون دخالت مستقیم نویسنده در فرایند تصمیم‌گیری و با رعایت همان معیارهای علمی و اخلاقی مقالات دیگر بررسی شوند.
نشریه قلم شکایات و اعتراض‌های مرتبط با فرایند ارسال، داوری، پذیرش، رد یا انتشار مقالات و همچنین رفتار حرفه‌ای عوامل نشریه را بررسی می‌کند. شکایت‌ها باید از طریق ایمیل رسمی نشریه به نشانی revueplume1@gmail.com ارسال شوند و در صورت امکان، شامل شرح موضوع، مستندات مرتبط و اطلاعات لازم برای پیگیری باشند.
شکایت‌ها به‌صورت محرمانه و منصفانه بررسی می‌شوند. شخص مورد شکایت، در صورت لزوم، فرصت ارائه توضیح خواهد داشت. بررسی شکایت باید تا حد امکان به‌وسیله فردی انجام شود که در موضوع مورد اعتراض تعارض منافع ندارد. اگر شکایت متوجه سردبیر یا یکی از اعضای هیئت تحریریه باشد، رسیدگی باید با مشارکت فرد یا افراد مستقل از موضوع شکایت انجام شود.
اعتراض به تصمیم سردبیر درباره مقاله، در صورت ارائه دلایل روشن و مستند، قابل بررسی مجدد است؛ برای مثال، در مواردی که احتمال خطای فرایندی، سوءبرداشت از محتوای مقاله یا نادیده‌گرفتن شواهد مهم مطرح باشد. بررسی اعتراض لزوماً به تغییر تصمیم اولیه منجر نمی‌شود و تصمیم نهایی بر اساس شواهد، اصول اخلاق نشر و معیارهای علمی اتخاذ خواهد شد.
نشریه قلم با تخلفات پژوهشی و موارد نقض اخلاق نشر، از جمله سرقت علمی و ادبی، انتشار تکراری یا هم‌زمان یک مقاله در چند نشریه، جعل یا تحریف داده‌ها، انتساب نادرست نویسندگی، حذف یا افزودن نام نویسنده بدون توجیه و رضایت لازم، استناددهی گمراه‌کننده و پنهان‌کردن تعارض منافع برخورد می‌کند.
در صورت دریافت گزارش یا مشاهده شواهدی از تخلف احتمالی، موضوع بررسی اولیه می‌شود و شواهد و مستندات مرتبط مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. در صورت نیاز، توضیحات نویسندگان درخواست می‌شود و ممکن است برای روشن‌شدن موضوع با مؤسسه محل فعالیت آنان یا مراجع ذی‌صلاح تماس گرفته شود. تصمیم‌گیری درباره تخلف بر اساس شواهد موجود و با رعایت انصاف، محرمانگی و حق پاسخ‌گویی افراد انجام می‌شود.
اقدامات احتمالی، متناسب با ماهیت و شدت تخلف و بر اساس نتایج بررسی، می‌تواند شامل درخواست توضیح یا اصلاح، رد مقاله، انتشار اطلاعیه اصلاحی، انتشار اعلام نگرانی یا پس‌گرفتن مقاله منتشرشده باشد. در موارد لازم، نشریه می‌تواند موضوع را به مؤسسه یا مرجع مسئول گزارش کند. ادعای اثبات‌نشده به‌تنهایی به‌عنوان تخلف قطعی تلقی نمی‌شود.
اگر پس از انتشار مقاله، خطا یا نقصی شناسایی شود که بر دقت، شفافیت یا فهم محتوای مقاله تأثیر بگذارد، موضوع توسط سردبیر بررسی خواهد شد. چنانچه اصلاح مقاله برای رفع خطا کافی باشد، نشریه اطلاعیه اصلاحی منتشر می‌کند. این اطلاعیه باید ماهیت اصلاح را به‌روشنی توضیح دهد و تا حد امکان به مقاله اصلی پیوند داده شود تا خوانندگان از وجود اصلاح مطلع شوند.
خطاهای جزئی و خطاهایی که بر نتایج یا اعتبار کلی مقاله تأثیر ندارند، حسب مورد با اصلاح مناسب برطرف می‌شوند. اگر خطا به‌گونه‌ای باشد که اعتبار نتایج یا یافته‌های اصلی مقاله را به‌طور جدی زیر سؤال ببرد، ضرورت اقدامات دیگری از جمله اعلام نگرانی یا پس‌گرفتن مقاله بررسی خواهد شد.
اگر شواهد معتبری درباره احتمال تخلف پژوهشی یا وجود مشکلی جدی در اعتبار مقاله مطرح شود، اما بررسی موضوع هنوز به نتیجه قطعی نرسیده باشد، نشریه می‌تواند در صورت لزوم اطلاعیه «اعلام نگرانی» منتشر کند تا خوانندگان از وجود مسئله آگاه شوند.
پس‌گرفتن مقاله زمانی بررسی می‌شود که شواهد نشان دهد یافته‌ها یا محتوای اصلی مقاله قابل اتکا نیست، تخلف جدی پژوهشی رخ داده است، انتشار تکراری یا غیرمجاز صورت گرفته است یا دلایل معتبر دیگری وجود دارد که ادامه استناد به مقاله را گمراه‌کننده می‌کند.
در صورت تصمیم به پس‌گرفتن مقاله، نشریه اطلاعیه‌ای روشن و مستند منتشر می‌کند که علت پس‌گرفتن را توضیح دهد و به مقاله اصلی پیوند داشته باشد. تا حد امکان، سابقه مقاله و اطلاعیه پس‌گرفتن به شکلی حفظ می‌شود که وضعیت مقاله برای خوانندگان و پایگاه‌های نمایه‌سازی قابل تشخیص باشد. پس‌گرفتن مقاله به‌معنای حذف بی‌توضیح سابقه انتشار آن نیست.
در رسیدگی به شکایت‌ها، اعتراض‌ها و تخلفات احتمالی، اطلاعات و مستندات مرتبط تا حد امکان محرمانه نگهداری می‌شوند و فقط در حد ضرورت برای بررسی موضوع در اختیار افراد مسئول قرار می‌گیرند. همه طرف‌های درگیر باید فرصت مناسب برای ارائه توضیحات و مستندات داشته باشند. نشریه تلاش می‌کند از تصمیم‌گیری شتاب‌زده، برخورد تبعیض‌آمیز و اقدام بدون بررسی شواهد خودداری کند.
تصمیم‌ها و اقدامات مهم مرتبط با شکایت‌ها، تخلفات پژوهشی، اصلاح یا پس‌گرفتن مقاله مستند می‌شوند. نشریه در رسیدگی به این موارد، اصول اخلاق نشر و راهنماهای مرتبط کمیته اخلاق نشر (COPE) را مبنای عمل قرار می‌دهد.
مسئولیت دریافت و پیگیری اولیه شکایت‌ها و گزارش‌های مربوط به اخلاق نشر بر عهده سردبیر یا نماینده تعیین‌شده از سوی نشریه است. در مواردی که سردبیر یا مسئول مربوط خود طرف شکایت باشد یا تعارض منافع داشته باشد، بررسی باید به فرد یا افراد بی‌طرف واگذار شود.
نشریه قلم متعهد است این سیاست را به‌صورت یکسان درباره همه مقالات و افراد مرتبط با فرایند انتشار اجرا کند.